일대일 회의: 효과적으로 진행하는 방법
커뮤니케이션은 모든 비즈니스 또는 조직에 매우 중요합니다. 커뮤니케이션이 거의 없는 조직에서는 달성되는 것이 거의 없습니다. 일반적으로 관리자와 이사는 의사 소통의 중요성에 대해 거의 생각하지 않습니다. 시간이 지남에 따라 이는 전체 조직에 값비싼 실수로 판명됩니다. 커뮤니케이션 부족은 실제로 많은 조직을 분열시켰습니다. 직원 또는 팀 구성원과의 의사 소통을 강화할 수 있는 한 가지 방법은 일대일 회의입니다.
일대일 미팅이란?
간단히 정의하면 일대일 회의는 한 직원 또는 팀 구성원이 관리자에게 직접 보고하는 회의입니다. 일반적으로 관리자는 지정된 시간에 각 직원과 만납니다. 이러한 회의는 일반적으로 비공식적이며 성과 평가 회의와 매우 다릅니다.
효과적인 일대일 회의의 이점은 무엇입니까?
1. 강력한 관계 만들기
조직에서 커뮤니케이션이 얼마나 중요한지는 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 일반적으로 사람들은 관계가 존재한다는 것을 의사소통하는 것이 더 쉽다고 생각합니다. 즉, 직원이 귀하에게 접근하기 어렵다고 생각하면 귀하와 의사 소통하는 데 어려움을 겪을 것입니다. 당신이 그들을 위해 정말로 시간을 할애할 시간이 없거나 그들과 관계를 만들려고 노력하지 않는다면, 그들은 냉담하게 당신을 멀리 있는 상사로만 볼 것입니다. 일대일 미팅은 직원들과 소통할 수 있는 완벽한 기회입니다.
이러한 관계의 비공식적인 특성으로 인해 공개적으로 의사 소통하는 것이 훨씬 더 쉬워집니다. 또한 이러한 회의 중에 그들을 지도하고 모니터링할 수 있습니다. 각 직원과 함께 앉아서 그들의 말을 경청함으로써 강력한 관계를 형성할 수 있으며 이는 조직에 매우 유익한 것으로 판명될 수 있습니다.
2. 문제 해결
일대일 회의를 할 때 직원들이 직장에서 얼마나 많은 문제를 겪고 있는지에 놀랄 것입니다. 때때로 그들은 자신의 문제와 좌절을 전달할 길이 전혀 없으며 그 결과 분노가 업무로 옮겨집니다. 해결되지 않은 문제가 있는 경우 종종 미달하거나 잠재력을 최대한 발휘하지 못합니다.
직장에서의 문제는 많고 다양합니다. 일부는 직장 동료와 문제가 있을 수 있습니다. 일부는 현재의 승진 시스템을 원망할 수 있습니다. 다른 사람들은 최선을 다해 작업을 수행하는 데 필요한 장비가 부족할 수 있습니다. 일부 직원은 다른 회의에서 이러한 문제를 제기하지 않을 수 있지만 일대일 직원 회의에서 공개할 수 있습니다. 문제를 해결하면 성능이 크게 향상될 수 있습니다.
3. 동기
일대일 회의를 위해 시간을 따로 정해야 하는 또 다른 이유는 직원들에게 동기를 부여하기 위해서입니다. 그들이 특정 작업을 수행하는 방식이 마음에 드셨습니까? 감사합니다. 그들의 태도나 일에 대한 헌신이 마음에 드십니까? 반드시 언급하십시오. 그들의 문제 해결 능력이 탁월합니까? 그들을 칭찬하십시오. 상사의 칭찬 한마디가 직원에게 어떤 의미인지 결코 알지 못할 것입니다.
4. 피드백 받기
관리자로서 직원들로부터 가능한 한 많은 피드백이 필요합니다. 물론 아이디어도 훌륭하고 리더십도 뛰어나지만 사업을 제대로 운영하려면 여전히 다른 사람들의 의견이 필요합니다. 일대일 회의 외에 직원들로부터 정직한 피드백을 듣기에 이보다 더 좋은 곳은 없습니다. 그들은 프로젝트가 진행되는 방식을 좋아합니까? 그들은 직장에서 어떤 변화를 원합니까? 그들은 그것이 그들에게 어떤 영향을 미칠 것이라고 생각합니까? 피드백은 직원의 관점에서 사물을 볼 수 있게 해주기 때문에 중요합니다.
효과적인 일대일 회의를 갖는 방법
일대일 회의는 시간이 많이 걸리므로 생산성이 중요하다는 사실은 부인할 수 없습니다. 그렇다면 효과적인 일대일 회의는 어떻게 해야 할까요?
1. 의제를 가지고
이것은 공식 의제일 필요는 없지만 귀하와 귀하의 직원 모두 최소한 회의 중에 무엇을 기대해야 하는지 알고 있어야 합니다. 무엇을 논의할 것인가? 이메일을 통해 회의 중에 논의해야 할 사항에 대한 아이디어를 보내달라고 요청하십시오. 그렇게 하면 두 사람 모두 모임을 적절하게 준비할 수 있습니다. 준비는 생산적인 회의를 위한 핵심 요소입니다.
2. 일관성 유지
관리자로서 여가 시간이 많지 않을 수 있으며 편리한 시간에 일대일 회의를 개최하고 싶을 수도 있습니다. 말할 필요도 없이 이것은 값비싼 실수가 될 것입니다. 그것은 직원들이 당신보다 더 편리하다는 것을 보여줍니다. 그들이 당신이 그것을 당연하게 여기는 것처럼 느낀다면 그들의 성과에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.
일정에 시간을 내어 각 직원과 1:1 회의를 진행합니다. 물리적으로 참석할 수 없다면 ezTalks Meetings과 같은 원격 회의 소프트웨어 를 잘 활용하십시오. 이 소프트웨어를 사용하면 온라인으로 일대일 회의를 예약하고 개최하고, 화면을 공유하고, 회의를 녹화하고, 채팅할 수 있습니다.
최고의 기능 중 일부는 대화형 화이트보드와 HD 비디오 및 오디오 품질을 포함합니다. 소프트웨어의 무료 버전을 사용하거나 프리미엄 서비스의 경우 유료 버전을 사용할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 또한 각 회의가 40분 동안만 지속되기 때문에 일대일 회의에 이상적입니다. 또한 소프트웨어를 사용하여 원하는 만큼 회의를 개최할 수 있습니다. 이러한 소프트웨어를 사용하면 일대일 회의를 연기하거나 취소할 변명의 여지가 없습니다.
3. 간략하게 작성
몇 달에 한 번씩 긴 회의를 하는 것보다 매주 짧은 일대일 회의를 갖는 것이 좋습니다. 효과적인 일대일 회의를 하려면 30분 정도만 회의를 진행하세요. 또한 직원에게 어떤 종류의 명령이나 권고 또는 명령을 내리는 데 시간을 들이지 마십시오. 듣다. 경청을 통해서만 직원이 직면한 문제를 알게 됩니다. 듣기를 통해서만 프로젝트와 직장 전반에 대한 피드백을 얻을 수 있습니다. 직원에게 회의 중에도 기여할 시간을 주십시오.
4. 올바른 장소 선택
사무실에서 1:1 미팅을 하는 것은 괜찮지만, 팀원 사무실에서 미팅을 하는 것을 생각해 본 적 있으신가요? 직원의 개방성에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 보다 편안한 장소를 제공하기 위해 비공식적인 장소에서 회의를 개최하는 것도 고려할 수 있습니다.
결론
효과적인 일대일 회의의 핵심은 직원의 우선 순위를 지정하는 것입니다. 그들이 중요하다고 느끼게 하면 놀라운 일을 성취할 수 있습니다.