효과적인 가상 팀 회의를 실행하기 위한 7가지 팁
팀 회의는 일상적인 비즈니스 생활의 필수적인 부분입니다. 제대로 처리되면 많은 것을 전달할 수 있습니다. 그러나 현대 기업에서는 점점 더 많은 사람들이 원격으로 작업하고 있습니다. 훨씬 더 많은 토론이 대면 회의보다 가상 회의에서 발생합니다. 가상 팀 회의를 효과적으로 운영하는 것은 그리 쉬운 일이 아닙니다. 여기에서 7가지 팁과 트릭을 제공합니다.
팁 1. 가상 회의 소프트웨어 선택
사용하는 가상 회의 소프트웨어에 필요한 모든 기능이 있는지 확인하십시오. 시장을 선도하는 것 중 하나는 효과적인 기능 범위를 가진 ezTalks Cloud Meeting입니다: 최대 500명의 참가자 팀 회의, 회의 수 제한 없음, 회의 일정, HD 비디오 및 오디오, 화면 공유, 녹음 및 재생, 화이트보드, Mac, Windows, iOS 및 Android와 호환됩니다.
팁 2. 의제, 소개, 작업
정규 팀 회의에서는 팀원을 소개할 필요가 거의 없어야 합니다. 팀에 새로운 구성원이 있는 경우는 예외로 하되 귀중한 시간을 낭비하지 마십시오. 그러나 모든 사람은 자신의 견해를 준비할 수 있도록 미리 의제를 볼 필요가 있습니다. 또한 세션 중에 기록된 모든 작업을 모든 사람이 볼 수 있는지 확인하십시오. 이를 달성하는 한 가지 성공적인 방법은 진행하면서 화면에서 활동 로그를 공유하는 것입니다.
팁 3. 예의 바르고 문화적으로 인식
효과적인 가상 팀 회의를 실행하려면 각 참가자가 예의 바르고 세심해야 한다는 사실을 그 어느 때보다 인식해야 합니다. 기술이 당신에게 마법의 방패를 제공한다고 생각하거나 당신이 나란히 있지 않을 때 친근한 놀림이 그렇게 우호적이지 않다는 것을 잊는 것은 너무 쉽습니다.
팁 4. 정기 회의 일정
가상 팀 회의의 한 가지 큰 장점은 가상 회의 소프트웨어가 정기 회의 일정 세션을 지원할 수 있다는 것입니다. 다시 말하지만, ezTalks Cloud Meeting은 세션에 참여하는 데 필요한 링크가 포함된 정기 회의에 대한 회의 알림을 제공합니다.
팁 5. 멀티태스킹 금지
가상 팀 회의 참가자로서 기억해야 할 몇 가지 규칙이 있습니다. 집에 있어도 옷을 갈아입을 필요가 있을 뿐만 아니라(공손한 행동일 뿐입니다), 무슨 일이 일어나고 있는지 집중하세요. 멀티태스킹을 하지 마십시오. 이메일을 받지 마십시오. 문에 응답하기 위해 방황하지 마십시오. 술을 마시지 마십시오. 점심을 먹지 마세요. 옆 칸에 있는 이웃과 잡담하지 마세요!
가상 팀 회의는 몇 가지 이유로 순수한 오디오 회의보다 훨씬 더 효과적입니다. 아마도 가장 중요한 것은 사람들이 멀티태스킹을 하는 것을 막는 데 도움이 된다는 것입니다! 그들이 볼 수 있다는 것을 안다면 징계가 부과됩니다. 같은 방식으로 문서, 프레젠테이션, 차트 및 워크시트를 공유할 수 있어 더 높은 수준의 상호 작용과 참여가 가능합니다.
팁 6. 해야 할 것과 하지 말아야 할 것
가상 팀 회의에서 해야 할 4가지
• 다른 모든 팀원들에게 예의를 갖추십시오.
• 특히 국제 팀의 경우 명확하고 평소보다 약간 느리게 말합니다.
• 몸의 움직임을 최소화하고 천천히 자연스럽게 몸짓
• 카메라를 똑바로 쳐다보며 시선을 맞추십시오. 헛된 생각을 하지 말고 자신을 조심하십시오!
성공적인 가상 팀 회의를 위해 하지 말아야 할 4가지
• 방해가 되는 소리를 내지 마십시오. 시끄러운 장신구를 착용하거나 마이크를 가리십시오.
• 소리를 지르거나 주의를 산만하게 하는 동작을 하지 마십시오.
• 다른 스피커를 방해하지 마십시오
• 귀하의 위치에서 부수적인 대화를 계속하지 마십시오.
팁 7. 워터 쿨러 세션으로 마무리
실제 회의와 마찬가지로 세션에서 잘 된 부분과 잘못된 부분을 간단히 점검하는 시간을 가지십시오. 모퉁이를 돌고 분수 주위에 모일 때 모든 사람에게 불평하고 잡다한 것보다 사람들이 가슴에서 물건을 얻을 수 있도록하십시오.
요약
위의 내용은 가상 팀 회의를 효과적으로 이끌기 위한 7가지 팁입니다. 가상 팀 회의는 그 어느 때보다 보편화되고 있습니다. 그러나 정기적인 팀 회의를 위한 사용은 아직 상당히 새롭습니다. 기반 기술의 유능한 세트를 선택하고 대면 모임에서 기대하는 것보다 더 엄격한 규율을 적용하는 한 가상 회의는 실제 세션보다 훨씬 더 비용 효율적일 수 있습니다.