성공적인 비즈니스 미팅을 진행하는 방법

업무 회의! 모든 비즈니스에서 가장 두려우면서도 필수적인 활동 중 하나입니다! 회의가 직원과 상사, 팀 구성원 또는 고객과의 회의인지 여부에 관계없이 비즈니스 회의의 중요성은 항상 논쟁의 대상이었습니다. 일부 고용주는 비즈니스 회의가 시간 낭비라고 느끼는 반면 다른 고용주는 이러한 회의가 생산적이라고 강하게 생각합니다. 비즈니스 회의가 긍정적인 영향을 미치는지 부정적인 영향을 미치는지 여부는 회의가 조직되고 수행되는 방식에 따라 다릅니다.

기술은 비즈니스 회의를 진행하는 방식을 더욱 변화시켰습니다. 회의에 참여하는 사람들이 한 방에서 직접 만나야 하는 시대는 지났습니다. ezTalks Cloud Meeting과 같은 제품은 온라인 화상 회의 를 가능하게 하고 비즈니스 커뮤니케이션을 쉽고 빠르게 만듭니다. 이제 실시간 텔레프레즌스 회의가 분산된 위치에 있는 사람들 사이에서 수행될 수 있습니다. 비즈니스 회의가 완전히 혼란에 빠지면 회의 진행 방식을 변경해야 할 때입니다. 다음은 성공적인 비즈니스 회의를 운영하는 방법에 대한 몇 가지 팁입니다.

1. 필요

회의를 소집하거나 일정 초대장을 보내기 전에 회의나 토론이 절대적으로 필요한지 자문해 보십시오. 다른 소통 방법은 없나요? 논의해야 할 사항 목록이 있습니까? 회의의 목적을 정의했습니까? 또한 회의에 초대해야 할 사람을 선택할 때 이러한 질문을 고려해야 합니다. 회의에 누가 참석해야 하는지 생각하고 사전에 알립니다. 회의에 많은 사람들을 모으는 것만으로도 시간 낭비입니다. 참석자 목록을 검토하여 결정을 내릴 권한이 있는 사람이나 그룹이 최소한 있는지 확인합니다.

2. 의제 정의

특정한 의제나 목표 없이 비즈니스 회의를 진행하면 미친 듯이 혼란을 겪을 수밖에 없습니다. 회의 의제를 메일이나 의사 소통에 사용하는 다른 네트워크에 지정하는 것은 항상 좋은 습관입니다. 문서를 소개할 계획이라면 해당 문서나 관련 정보를 사전에 회의 참가자에게 이메일로 보낼 수 있습니다. 이렇게 하면 문서를 살펴보고 질문과 질문을 준비할 시간이 주어집니다. 이 접근 방식은 회의 중 정보를 더 잘 이해하는 데에도 도움이 됩니다. 막연한 회의는 결코 시간을 잘 활용하지 못한다는 것을 기억하십시오.

3. 타임라인

의제와 함께 회의 일정도 만들어야 합니다. 이것은 논의해야 할 여러 요점이 있을 때 매우 중요합니다. 각 주제에 대한 시간 제한을 정의해야 합니다. 그렇지 않으면 결론 없이 회의 전체에서 단 하나의 포인트만 늘어납니다. 회의 시작 시간과 마찬가지로 회의 종료 시간도 정의하여 초대 메일로 전달합니다. 꼭 필요한 경우가 아니면 한 시간 이상 회의를 진행하지 마십시오.

4. 리더십

회의가 잘못된 방향으로 흘러가지 않도록 모든 회의에는 효과적인 리더가 필요합니다. 일반적으로 비즈니스 미팅에서 전화를 걸거나 연락하는 사람이 리더가 될 수 있습니다. 그렇지 않으면 전체 회의를 진행할 사람을 지정하십시오. 항상 고위 직원을 리더로 둘 필요는 없습니다. 경영진에서 관리자에 이르기까지 누구나 할 수 있습니다. 리더는 특정 문제에서 팀을 이끄는 사람입니다.

5. 기술 활용

모든 회의에 면대면 의사소통이나 물리적 존재가 필요한 것은 아닙니다. 이러한 종류의 회의는 시간이 많이 걸리므로 최소화하십시오. 기술을 활용하여 비즈니스 회의를 진행해야 합니다. 휴대폰으로 의사소통하는 것부터 ezTalks Cloud 화상 협업 을 선택하는 것까지 기술 지원 방식으로 회의를 진행할 수 있습니다. 기술 도구를 사용하면 유연성과 편의성이 보장됩니다. 또한 시간을 절약하고 관련 비용을 줄입니다.

6. 신속하게

정시에 회의를 시작하고 정시에 끝냅니다. 신속함을 유지함으로써 당신은 자신의 시간과 다른 사람의 시간을 소중히 여기고 있음을 나타냅니다. 그것은 또한 당신이 좋은 평판을 얻는 데 도움이 될 것이며 사람들은 당신의 모임에 참석하기 위해 노력할 것입니다. 직원들이 정시에 시작하지 않거나 끝없이 늘어나는 회의를 피하는 것으로 나타났습니다.

7. 준비

맹목적으로 회의에 뛰어들지 마십시오! 준비가 되었는지 확인하거나 최소한 주제에 대한 아이디어가 있는지 확인하십시오. 단순히 회의 주제를 안다고 해서 회의 내용을 아는 것은 아닙니다. 비즈니스 미팅을 진행하는 경우 미팅 전에 자료를 제공하는 것은 귀하의 의무입니다. 모임에 초대를 받으면 미리 준비된 모임에 갈 수 있도록 사전 모임 자료를 요청할 수 있습니다.

비즈니스 회의는 회의에 참석하는 사람들이 처음에 회의에 참석한 이유를 궁금해하지 않을 때만 효과적입니다. 이메일이나 전화로 처리할 수 있는 일을 위해 비즈니스 회의를 진행 하지 마십시오. 음성 또는 화상 회의를 위해 면대면 물리적 회의를 줄입니다. 성공적인 비즈니스 회의를 갖는 방법을 아는 것은 기술이므로 마스터해야 합니다!