비즈니스 커뮤니케이션에서 성공적인 그룹 회의를 위한 팁
비즈니스 그룹의 삶에서 회의는 필수적인 부분입니다. 그러한 회의를 성공적으로 운영하려면 관리 기술과 능력을 효과적으로 사용하는 것이 중요합니다. 최근의 기술 발전은 그룹 비즈니스 회의를 진행하는 방식에도 변화를 주었습니다. 오늘날 ezTalks Meetings 등과 같은 다양한 화상 회의 도구는 참가자를 회의실로 직접 호출하는 대신 대면 회의에 사용됩니다. 비즈니스 커뮤니케이션 환경에서 그룹 회의를 보다 효과적으로 만들 수 있는 몇 가지 팁이 여기에 제공됩니다.
모임의 목적 : 소집 목적이 좋으면 그룹 비즈니스 모임을 더욱 효과적으로 만들 수 있습니다. 회의를 시작할 때 회의를 소집하는 목적과 목표를 말해야 합니다. 비즈니스 회의를 효과적으로 수행하는 데 가장 중요한 부분은 회의 리더가 기반을 설정하고, 제한 사항을 정의하고, 참조를 정리하고, 회의 소집 목적 등을 말할 수 있는 첫 5-10분입니다. 그룹 회의를 만들 수 있습니다. 정시에 시작하고 끝내면 더 효과적이며 다른 참가자와 의사 소통하는 동안 주요 목적에 대해 구체적으로 이야기하십시오. 회의는 정시에 온 사람들에게 벌을 줄 수 있으므로 늦게 오는 사람들을 기다리지 말고 정시에 시작해야 합니다. 또한, 늦게 오는 사람을 위해 모든 절차를 반복하지 말고 있는 그대로의 의사 소통을 계속해야 합니다. 늦게 오는 사람들에게 앞으로 더 시간을 엄수하라는 메시지를 줄 것입니다.
열린 토론을 장려하십시오: 귀하의 비즈니스 그룹 회의는 열린 토론을 위해 다른 참가자를 격려함으로써 더 효과적일 수 있습니다. 수줍은 사람들이 이러한 회의에 더 열성적으로 기여하고자 하는 열성적인 참가자로부터 피드백을 제공하면서 목소리를 낼 수 있습니다. 일반적으로 비즈니스 회의의 리더는 일반적으로 관리 기술을 향상시키기 위해 다른 참가자를 지배합니다. 그러한 지배는 다른 사람들이 어떤 문제에 대해 자신의 의견을 말하는 것을 낙담시킬 수 있습니다. 비즈니스 회의를 지배하려는 본능을 확인하려면 가능하면 해당 회의의 리더십을 다른 사람에게 위임하는 것이 좋습니다. 그것은 회의의 다른 참가자가 리더로서 수행하면서 그룹의 생각을 정리하여 자신의 관리 기술을 향상시킬 수 있습니다. 또한 회의를 계획하고 회의 의제를 준비 하여 비즈니스 회의를 보다 효과적으로 만드는 방법을 배울 수 있습니다. 회의에서 열린 토론은 모든 참가자가 회의의 주요 문제에 일관되게 집중하는 데 도움이 될 수 있습니다.
계속 진행하기 전에 첫 번째 주제를 닫으십시오: 하나의 주제를 충분히 논의한 후 최종 결정을 내린 후 주제를 완전히 닫아야 전체 그룹 비즈니스 회의를 회의 안건의 다음 주제로 진행할 수 있습니다. 첫 번째 주제에 대한 토론을 마무리하거나 덤덤하게 덤벼들지 않고 다음 주제로 진행하는 데 시간을 낭비하면 회의가 결코 효과적일 수 없습니다.
요점 검토: 각 토의를 마치거나 회의가 끝날 때 요점을 검토하는 방법을 알면 비즈니스 그룹 회의를 효과적으로 관리할 수 있습니다. 과제 및 계획의 이행과 함께 시간과 행동의 일정을 검토한 후 회의를 종료해야 합니다. 또한 회의의 다른 참가자도 해당 회의에서 내린 결정에 참여할 수 있습니다. 사람들이 한 지점에서 동의할 때 몇 가지 매우 흥미로운 일이 발생할 수 있습니다. 그러한 합의는 다른 사람들이 그것을 따르도록 압력을 가할 수 있습니다. 회의 참가자의 대부분이 특정 시점에 특정 작업을 수행하기로 결정하면 이러한 책임에서 사용자를 보호함과 함께 사물을 효과적으로 검사, 모니터링 및 제어하기 위한 내부 인센티브가 시작될 수 있습니다. 참가자 중 한 사람이 해야 할 일이나 해야 할 일에 대해 불평하는 경우 같은 트랙에서 작업하는 그룹을 증인으로 사용할 수 있습니다. 따라서 다른 참가자의 공개 약속을 강력한 도구로 사용하여 그룹 회의를 효과적으로 관리할 수 있습니다.
회의 기록 유지: 그룹 비즈니스 회의에서 가장 중요한 부분은 다음 24시간 이내에 회의록을 배포하는 것입니다. 회의에서 취해진 중요한 결정과 그에 대해 취한 조치에 대한 기록을 보관할 것입니다. 이 회의 기록은 이와 관련하여 질문이 발생할 경우 증거로 사용할 수 있습니다. 관리 기술을 향상시킬 뿐만 아니라 회의를 보다 효과적으로 진행하는 데 도움이 될 것입니다. 이 도구를 통해 대면 회의를 진행하거나 온라인 회의를 조직한 경우에도 이러한 기록을 서면으로 보관하거나 ezTalks Meetings 등과 같은 일부 화상 회의 솔루션을 사용하여 보관할 수 있습니다.
따라서 이 글에서 논의된 팁은 비즈니스 그룹 회의를 이전보다 더 효과적으로 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.