실생활에서의 원격 회의

해가 거듭될수록 기업은 규모가 커지고 점점 더 퍼져나가고 있습니다. 특정 회사의 직원은 몇 마일 떨어져 있을 수 있기 때문에 중요한 회의를 위해 모든 사람을 같은 방에 모으는 것이 항상 가능한 것은 아닙니다. 이것이 오늘날 원격 회의 가 널리 보급된 이유입니다. 기업은 원격 회의를 통해 회의, 시연, 워크숍 및 고객 브리핑을 온라인이나 전화를 통해 조직할 수 있으며, 사람이 직접 참석하지 않아도 됩니다.

실생활에서 원격 회의 란 무엇입니까?

원격 회의는 기본적으로 전자 통신의 도움을 받아 같은 장소에 있지 않은 소수의 사람들이 모이는 모임입니다. 회의 참가자는 국가의 다른 지역에 있을 수도 있고 같은 도시에 있을 수도 있습니다. 회의는 다양한 사람들이 참석하기만 하면 되는 단방향 세션일 수도 있고 대화식 세션일 수도 있습니다. 때로는 3~5명, 때로는 30~35명, 심지어 수백 명만 참여할 수 있습니다. 원격 회의는 멀리 떨어져 있는 사람들을 실제로 여행하지 않고도 비즈니스를 위해 모을 수 있는 완벽한 방법입니다.

원격 회의에는 음성 전용(회의 통화), 음성 및 화상(화상 회의), 웹 기반 회의의 세 가지 유형이 있습니다. 회의 통화에는 두 명 이상의 참가자가 포함되며 일반적으로 전화만 필요하지만 사이트에 두 명 이상이 있는 경우 스피커폰을 사용할 수 있습니다.

화상 회의 에서는 서로 다른 위치에 있는 둘 이상의 그룹이 화상 통화를 통해 서로 상호 작용하거나 단순히 프레젠테이션을 보고 나중에 응답할 수 있습니다. 이러한 종류의 원격 회의를 위해서는 비디오 카메라와 마이크가 연결된 라이브 TV가 필요합니다.

컴퓨터 기반 회의는 많은 사람들이 서로 상호 작용하고 시각적 및 청각적 접촉을 가질 수 있는 화상 회의와 매우 유사합니다. 이 경우 영상 전송을 위해 초고속 인터넷 연결, 컴퓨터 화면, ezTalks Meetings 과 같은 좋은 클라우드 화상 회의 소프트웨어를 사용합니다.

실생활에서 원격회의를 하는 방법

이제 완벽한 원격 회의를 구성하기 위한 단계별 프로세스를 살펴보겠습니다.

1. 시간과 날짜 결정

가장 먼저 해야 할 가장 중요한 일은 회의 날짜와 시간을 결정하고 참가자들에게 이에 대해 알리고 그들이 수행해야 할 역할에 대해서도 알려주는 것입니다. 회의 하루 전에 미리 알림을 보내는 것을 잊지 마십시오.

2. 사용할 장비 결정

회의의 성패가 좌우되기 때문에 실생활에서 성공적인 회의를 진행하려면 올바른 장비를 사용하는 것이 매우 중요합니다. 이미 언급했듯이 간단한 전화 회의를 조직하려는 경우 스피커가 있는 전화기만 있으면 됩니다. 화상 회의의 경우 마이크와 비디오 카메라가 연결된 라이브 TV가 필요하고 웹 기반 회의 의 경우 우수한 인터넷 연결, 컴퓨터 화면 및 우수한 화상 회의 소프트웨어가 필요합니다.

3. 의제 계획

가급적이면 원격 회의 하루 전에 모든 참가자에게 회의 의제를 전달하십시오. 다양한 참가자의 역할을 의제에 명확하게 언급해야 합니다. 이것은 모두가 올바른 방법으로 회의를 준비하는 데 도움이 될 것입니다. 이것은 또한 회의가 길고 지루한 회의가 아닌 명확하고 정확한 회의에 도움이 될 것입니다. 시간은 돈이고, 확실히 준비하지 않으면 낭비하고 싶지 않은 것입니다.

4. 방황하지 마십시오

원격 회의는 서로 말을 많이 하지 않았을 수도 있는 많은 사람들이 모이는 자리이기 때문에 방황하기 쉽습니다. 따라서 회의의 리더는 의제가 지켜지는지 확인해야 하며, 의제와 관련이 없는 몇 가지 사항이 나오면 차기 회의를 위해 저장할 수 있습니다.

이것이 실제 생활에서 원격 회의를 구성할 수 있는 방법입니다. 그러나 회의가 끝난 후에도 해야 할 중요한 작업이 있습니다. 회의록이나 회의 요약을 참가자에게 보내는 것입니다. 이것은 그들이 회의에서 무슨 일이 있었는지 회상하는 데 도움이 되며 따라서 회의에서 논의된 대로 수행해야 하는 작업을 기억할 것입니다.