가상 회의 모범 사례 체크리스트
모든 성공적인 비즈니스의 핵심은 커뮤니케이션입니다. 과거에는 이것은 매우 민감한 주제였으며 사람들은 팀과 상호 작용하기 위해 실질적인 희생을 감수해야 했습니다. 요즘은 기술의 발전으로 일이 훨씬 쉬워졌습니다. 장비와 전문 프로그램, 좋은 인터넷 연결만 있으면 실제 위치에 상관없이 팀원들과 실시간으로 회의를 할 수 있습니다.
가상 회의는 모든 참가자가 실제로 같은 장소에 있지 않고 원격으로 액세스하기 때문에 매우 효과적인 커뮤니케이션 형식입니다. 많은 기업가들이 가상 회의의 장점을 보고 이를 기본 커뮤니케이션 방법으로 사용하기 시작했습니다. 그러나 가상 회의는 다른 형태의 회의와 마찬가지로 일련의 요인에 따라 달라집니다. 적용할 경우 이러한 요소는 회의의 성공을 보장하고 모든 참석자는 회의 목적을 완전히 이해할 것입니다.
벨로우즈에서는 가상 회의 모범 사례를 제시하고 이러한 관행을 개선하는 방법을 이해하도록 할 것입니다.
1) 의제 계획하기
가상 회의의 주요 목적은 시간을 절약하는 것입니다. 이를 사용하면 특정 위치에 모든 팀을 모을 필요가 없으며 몇 초 만에 팀에 연결할 수 있습니다. 그러나 더 많은 시간을 효율적으로 사용하고 성공적인 회의를 진행하려면 회의가 시작되기 전에 회의의 주요 주제를 준비하는 것이 좋습니다. 매우 좋은 접근 방식은 전체 회의를 여러 개의 소규모 회의로 나누고 각각에 목적을 부여하는 것입니다. 이러한 회의에서 특정 주제와 목표를 선택하고 이를 고수해야 합니다. 일정이 빡빡한 경우 일부 항목은 계획한 것보다 더 많은 시간이 필요할 수 있으므로 오차 범위를 설정해야 합니다.
2) 사용 가능한 모든 도구 사용
가상 팀 회의 모범 사례 중 하나는 사용 가능한 도구가 많다는 것입니다. ezTalks Cloud Meeting과 같이 잘 개발된 소프트웨어를 사용하면 다양한 기능에 액세스할 수 있으므로 회의 품질이 향상됩니다. 시간을 내어 이 모든 것을 마스터하는 방법을 배우십시오. 작업이 훨씬 쉬워지기 때문입니다. 예를 들어, ezTalks Cloud Meeting에는 라이브 차트, 표 또는 기타 형태의 시각적 자료를 표시할 수 있는 매우 전문적인 무료 화면 공유 기능이 있습니다. 이는 회의 결과에 영향을 미칠 수 있으며 참가자가 토론 주제에 대해 더 많이 참여하고 인식하게 만들 수 있습니다.
3) 참가자의 참여 유지
실제 회의에도 불구하고 가상 회의는 참가자들이 너무 편안하고 집중을 잃게 만들 수 있습니다. 하지만 이 문제는 쉽게 해결될 수 있으며 최고의 가상 회의를 가질 수 있습니다. 우선 모든 교환원에게 방해 요소를 제거하고 회의에 전적으로 집중하도록 요청해야 합니다. 많은 팀원들이 회의에도 집중할 수 있다는 점을 고려하여 멀티태스킹을 하는 경향이 있습니다. 이것은 완전히 비생산적이며 중단하도록 요청해야 합니다. 회의를 여러 부분으로 나누는 것도 도움이 되지만 충분하지 않습니다. 더 나은 결과를 얻으려면 프레젠테이션을 Q&A 파트와 결합하는 것이 좋으며 그 이유는 몇 가지 대화형 활동과 함께 하는 것입니다.
4) 참가자 준비
가상 팀 회의 모범 사례를 마스터하려면 한 가지를 이해해야 합니다. 해당 가상 회의의 진행자로서 참가자를 준비하고 향후 회의 진행 상황에 대해 알리는 것은 귀하의 책임입니다. 이를 위해 회의 전에 5분을 보낼 수 있습니다. 그들에게 기본 규칙, 그 회의에서 달성하고자 하는 것이 무엇인지 설명하고 몇 가지 추가 지침을 제공하십시오. 일반적으로 모든 교환원에게 마이크 음소거를 해제하고 카메라를 켜고 인터넷 연결을 확인하도록 요청해야 합니다. 또한 회의 시간을 정하고 준수해야 합니다. 이러한 측면이 걱정된다면 ezTalks Cloud Meeting과 같이 잘 개발된 화상 회의 프로그램이 "이 회의 녹화" 기능과 "타이밍" 옵션까지 제공한다는 점을 알아야 합니다. 이렇게 하면 참가자가 오해가 있는 경우 회의를 검토할 수 있으며 회의가 너무 오래 걸릴까 봐 걱정할 필요가 없습니다.
5) 영감
가상 회의 모범 사례에 대해 이야기할 때 이것이 황금률입니다. 회의 진행자로서 참가자들에게 영감을 주고 멀리 떨어져 있더라도 참가자들에게 당신의 헌신을 느끼게 하는 것은 당신의 책임입니다. 당신이 그들을 믿고 그들의 모든 아이디어를 소중하게 생각한다는 것을 보여주십시오. 이런 식으로 그들은 더 적극적이고 더 참여하고 더 많이 상호 작용할 것입니다. 구성원 중 일부가 목표를 달성했다면 반드시 언급하고 팀 앞에서 칭찬하십시오. 이것은 그들의 자신감을 높이고 더욱 헌신적으로 만들 것입니다. 이렇게 하면 참가자들은 다음 회의를 기대하게 됩니다.
결론
이러한 관행을 따르면 가상 회의가 실제 회의보다 훨씬 더 효과적일 수 있습니다. 이전에 한 번도 해본 적이 없다면 최고의 무료 가상 회의 소프트웨어를 사용하고 시도해 볼 수 있습니다. 팀이 이 상호 작용 방식을 좋아한다는 사실에 놀랄 것입니다. 하루가 끝나면 이러한 회의의 결과가 회사의 결과에 반영됩니다.