가상 회의를 보다 인터랙티브하게 만드는 방법

점점 더 세계화되고 경쟁이 치열한 세상에서 기업은 비용을 절감하고 효율성을 높이기 위해 인터넷 통신 도구로 빠르게 전환하고 있습니다. 현재 전 세계 기업의 80% 이상이 화상 원격 회의 기술을 통해 가상 회의를 개최하고 있습니다. 어둠 속에 있는 사람들을 위해 가상 회의를 통해 귀하와 귀하의 팀은 각자의 위치에 관계없이 온라인으로 소식을 접할 수 있습니다. 요점이 보이십니까?

최근에 전환한 비즈니스 소유자이고 가상 회의를 보다 인터랙티브하게 만드는 방법에 대해 지속적으로 궁금한 경우 회의를 최대한 활용할 수 있는 몇 가지 업계 모범 사례가 있습니다.

1. 명확한 목표 설정

즉석 회의가 창의적인 아이디어를 불러일으킬 수 있는 것은 사실이지만 상황이 악화되기 시작하면 어떻게 하시겠습니까? 그 때 다음 회의에 대한 목표를 정의합니다. 의제가 준비되면 팀은 핵심 사항에 대해 생각할 충분한 시간을 갖게 됩니다. 또한 기본 규칙을 도입하는 것은 회의 중에 질서를 유지하는 좋은 방법이 될 것입니다. 효율성을 높이는 데 도움이 된다고 생각하는 모든 규칙은 테스트를 거쳐야 합니다. 노련한 팀 리더는 때때로 최종 결과부터 시작하여 팀에 그들이 비즈니스를 의미한다는 미묘하게 신호를 보냅니다. 그러나 함정이 있습니다. 목표를 너무 많이 짜면 회의가 정말 지루한 마라톤이 되어 다시 원점으로 돌아갈 수 있습니다. 훌륭한 회의는 정확하고 짧습니다. 일찍 계획하고 몇 가지 목표를 결정하고 해당 의제를 즉시 우편으로 보내십시오!

2. 올바르게 구성되었는지 확인

가상 회의에서 가장 큰 문제는 성가신 기술 문제입니다. 의사 소통의 단절은 말 그대로 회의를 중단시켜 흐름과 시간을 죽일 수 있습니다. 당신이 새로운 마케팅 전략을 펼치는 것에 대해 토론을 하고 있는데 갑자기 – 찰칵! 마케팅 부사장의 오디오가 끊어집니다. 팀이 산만해지고 아이디어가 바닥나면 크리스마스가 끝납니다. 이 혼란에서 벗어날 수 있는 유일한 방법은 회의 전에 사내 기술자가 장비를 테스트하는 것입니다. 또는 회의 소프트웨어를 현명하게 선택할 수 있습니다. 하드웨어 문제를 제거하는 한 가지 방법은 ezTalks Cloud Meeting과 같은 클라우드 기반 서비스에 가입하는 것입니다. 서비스에 가입하기만 하면 간단한 웹 브라우저로 대규모 회의를 개최하기에 충분합니다.

3. 화기애애하지만 침착한 분위기 유지

팀이 더 적극적으로 나오도록 격려하는 유일한 방법은 상황을 조금 완화하는 것입니다. 기업 분위기를 창밖으로 던져버리고 아이디어의 흐름이 원하는 전부라면 누구나 자유롭게 질문하고 의견을 말할 수 있는 캐주얼한 브레인스토밍 세션을 시작해 보겠습니다. 얼음을 깨는 한 가지 방법은 설문조사 또는 개방형 질문으로 시작하는 것입니다. 또는 단순히 대화를 나누는 것만으로는 충분하지 않을 때 참가자가 참여하도록 만드는 프레젠테이션이나 비디오를 디자인할 수 있습니다. 마감 시간이 촉박하다면 회의 흐름을 좀 더 선명하게 디자인하세요. 무작위로 참가자를 이동하는 기존 방식으로 돌아가거나 특정 질문을 시도해 보십시오. "David, 이에 대한 의견은 무엇입니까?"

4. 항상 비디오 기능 활용

생각해봐, 뭐가 더 짜릿해? 텍스트 및 오디오 기반 채팅은 빠르게 단조로워지고 더 이상 매력적이지 않습니다. 연구에 따르면 참가자들은 비디오를 시청하는 동안 더 활동적이고 자신의 결과물에 대해 의식이 있는 반면 텍스트에서는 대부분의 직원이 집중조차 하지 못하는 것으로 나타났습니다. 따라서 HD 스트림을 사용하면 회의의 전반적인 분위기와 어조에 놀라운 영향을 미칩니다. 또한 참가자가 쉽게 산만하거나 여러 작업을 수행할 수 있는 범위가 없으므로 결국 서로를 감시할 수 있습니다.

5. 관리자 컨트롤 마스터하기

오늘날 대부분의 회의 소프트웨어에는 관리자 컨트롤이 미리 로드되어 있습니다. 당신이 보스라면 음소거 버튼과 같은 참가자 권한을 제어할 수 있습니다. 종종 오용되는 음소거 버튼은 도움보다 해를 끼칩니다. 훌륭한 소프트웨어를 사용하면 모드를 전환하고 누가 발언하고 누가 떠날지 결정하는 것과 같은 통신 측면을 제어할 수 있습니다. 통제력을 가지면 상황이 잘못되고 있다고 느끼면 즉시 개입할 수 있습니다. 향후 분석을 위해 회의를 녹음할 수도 있습니다. 따라서 소프트웨어에서 회의를 충분히 제어할 수 있는지 확인하십시오. 회의를 효율적으로 모니터링할 수 있는 도구가 충분하면 주의를 산만하게 하고 변명할 수 없습니다.

결론

가상 회의는 작든 크든 모든 유형의 비즈니스 소유자에게 신의 선물입니다. 결국, 누가 글로벌 규모로 인재를 활용하고 싶지 않겠습니까? 회의에 재미를 더하기 위한 약간의 노력은 팀의 사기를 높이고 조직의 전반적인 성과와 생산성을 향상시키는 데 큰 도움이 될 것입니다. 그 혜택은 각자에게 10센트입니다. 대기업은 엄청난 양의 서류 작업을 절약하지만, 예산이 부족한 기업은 여행을 다니며 인재를 찾는 데 자원을 낭비할 필요가 없습니다. 대화형 세션, 좋은 회의 플랫폼에 대한 상당한 계획만 있으면 아늑한 침실이나 지역 카페에서 회사를 가상으로 운영할 수 있습니다.