원격 회의를 위한 10가지 팁

팀이 운영하고 협업하는 방식은 끊임없이 변화하고 있습니다. 아웃소싱, 원격 인력 및 컨설팅이 증가 추세에 있습니다. 시간 제약으로 인해 고객이 직접 대면하기보다 원격으로 통신하는 것을 선호하는 경향이 점차 일반화되고 있습니다. 한동안 원격 근무를 괴롭히는 주요 문제 중 하나는 가상 회의를 효과적으로 진행하는 방법입니다. 원격 회의 정의는 전 세계의 개인이 위치에 관계없이 텍스트, 오디오 및 비디오를 사용하여 온라인으로 통신하는 경우입니다. 이러한 회의를 통해 개인은 실시간으로 데이터와 정보를 공유할 수 있으며 단일 물리적 위치에 있을 필요가 없습니다. 비생산적인 원격 회의는 바람직하지 않으며 조직 운영의 일부로 수용되어서는 안 되므로 원격 회의에 대한 유용한 팁을 배우는 것이 필수적입니다.

원격 회의를 위한 10가지 주요 팁

앞서 언급했듯이 효과적인 원격 회의를 주최하는 것은 상당히 어려울 수 있습니다. 이것이 사람들이 회의의 성공 또는 생산을 보장할 수 있는 유용하고 실용적인 원격 회의 팁을 갖추어야 하는 이유입니다. 다음은 몇 가지 원격 회의 팁입니다.

1. 이상적인 원격 회의 도구

귀하의 요구를 충족시키거나 의도한 목적에 부합하는 올바른 원격 회의 도구를 선택하는 것이 항상 권장됩니다. 오늘날 시장에는 ezTalks Meetings과 같은 원격 회의를 용이하게 하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 효과적인 소프트웨어가 있습니다. 이러한 소프트웨어는 화상 회의 , 데스크탑 공유 및 성공적인 원격 회의를 촉진하는 기타 무수한 기능을 지원합니다. 틀림없이 이것은 효과적인 원격 회의에 기여하는 가장 큰 요인 중 하나로 간주될 수 있습니다. 빠르고 사용하기 쉬운 ezTalks Cloud Meeting과 같은 회의 도구에 투자하십시오.

2. 시간대 감도

원격 회의를 조직할 책임이 있는 사람은 모든 참석자/참가자에게 적합한 시간을 선택하는 것을 중요하게 생각해야 합니다. 이렇게 하면 모든 참가자가 참석할 수 있으며 궁극적으로 효과적인 회의가 됩니다.

3. 의제

원격 회의를 개최하기 전에 원격 회의 의제를 공유하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 참석자가 곁길로 빠지지 않게 됩니다. 하루 또는 이틀 동안 의제를 공유하면 모든 참가자가 일정을 유지할 수 있습니다. 의제는 미리 공유되어야 하는 것과 별개로 특정 사항만 다루고 미리 정해진 계획에 충실하도록 세심하게 계획해야 합니다.

4. 초대장

많은 참가자와 원격 회의를 진행하는 것은 매우 어렵습니다. 이것은 주로 기술적인 한계와 회의 중에 모든 사람이 기여할 수 없기 때문입니다. 적은 수의 참석자로 시작하여 원격 팀 관리의 성공을 향상시키면서 점차적으로 참석자 수를 늘리는 것이 좋습니다.

5. 규칙 공식화

반복되는 회의든, 승인 세션이든, 프로젝트 업데이트든, 브레인스토밍이든 상관없이. 회의 절차를 제어할 규칙을 개발하는 것이 중요합니다. 이것은 회의 이전에 회람되거나 더 긴 기간 동안 설정되어야 합니다. 통제할 수 없는 원격 회의는 창의성을 높이거나 생산적이지 않습니다. 사실, 모두가 동시에 말하고 싶어하거나 누군가가 대화를 주도하기를 원하기 때문에 혼란을 초래할 가능성이 높습니다.

6. 소개

원격 회의에 참석하는 모든 사람은 회의를 시작할 때 회의를 주재하는 사람을 소개해야 합니다. 이것은 참가자들 간의 쉬운 상호 작용을 촉진하고 사람들이 처음부터 계속 참여할 수 있도록 합니다. 모두를 소개하는 또 다른 이유는 원격 회의 중에 비디오 카메라에 모든 발언자가 표시되지 않기 때문입니다. 사람들은 더 기꺼이 기부하려는 경향이 있으며 전화를 받은 개인의 신원을 알 때 더 개방적입니다.

7. 잡담

원격 회의 참석자가 회의 시작 전에 간단한 대화를 나누는 것도 마찬가지로 중요합니다. 사람들이 연결되어 있다는 느낌을 주고 존재감을 느끼게 해주기 때문에 유익합니다. 잡담 중에 의논할 사항은 업무 외의 문제여야 합니다.

8. 목표의 알림

이것은 최고의 원격 회의 팁 중 하나입니다. 참가자는 회의가 시작되는 즉시 회의 목표를 상기시켜야 합니다. 사용 가능한 경우 온라인 협업 화이트보드에 회의 목표의 스티커를 붙여서 이를 달성할 수 있습니다. 이것은 참석한 모든 사람의 마음에 신선함을 유지하는 데 도움이 됩니다.

9. 준비

기술은 매우 훌륭하지만 때때로 실망할 수 있습니다. 이것이 항상 예정된 시간보다 약간 일찍 회의에 참여하는 것이 현명한 주된 이유입니다. 이를 통해 예상치 못한 문제를 해결하는 대신 모든 것이 제대로 작동하는지 테스트할 수 있습니다. 하드웨어나 소프트웨어에 문제가 있는 경우 일찍 시작하면 대안을 찾을 수 있는 기회도 얻을 수 있습니다.

10. 피드백

원격 회의의 모든 참가자를 주의 깊게 참여시키는 가장 좋은 방법은 지속적으로 피드백을 요청하는 것입니다. 이것은 누구에게나 튠아웃할 기회를 주지 않을 것입니다. 또한 문제 제기, 의견, 질문 등을 통해 모두가 적극적으로 참여할 수 있도록 유도할 것입니다.

원격 회의에 대한 위의 팁은 더 많기 때문에 완전하지는 않지만 효과적인 회의를 촉진하는 데는 충분해야 합니다.

결론

원격 회의 정의 및 팁에 대한 위의 통찰력 있는 정보는 기업이 원격 회의를 성공적으로 운영하는 데 도움이 됩니다.