성공적인 웹 회의 팁
웹 회의는 지리적으로 분산된 직원 및 고객과 의사 소통하고 협업하는 효과적이고 비용 효율적이며 편리한 방법입니다. 오늘날 웹 회의 는 거의 모든 장치에서 사용할 수 있으며 직원 교육 세션, 주주 회의, 제품 출시, 마케팅 서비스, 심지어 잠재적 직원 인터뷰를 포함하여 다양한 목적으로 사용됩니다.
그러나 웹 회의가 출장과 관련된 번거로움과 비용을 제거하더라도 회의는 귀하와 귀하 모두에게 가치 있고 건설적인 시간 사용을 위해 직접 대면 회의와 동일한 양의 사전 생각과 노력이 필요합니다. 참가자들. 고맙게도 참석자들이 계속 집중하고 회의에 적극적으로 참여할 수 있도록 매력적인 자료를 제공하는 데 도움이 될 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다. 다음은 온라인 회의를 원하는 방식으로 진행하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.
가상 환경이 회의에 적합한지 확인
경영진 회의, 프로젝트 계획 회의, 크리에이티브 브레인스토밍 세션, 영업 전화 회의, 고객 발굴 회의 및 실시간 영상 편집 세션과 같은 다양한 유형의 회의가 있습니다. 그러나 일부 유형의 회의에서는 중요한 고객 잠재 고객 회의 또는 개인 고용 개발 토론과 같이 사람들을 직접 만나야 합니다. 회의 내용이 가상 회의에 적합하다고 생각되면 진행하십시오. 다른 생각이 든다면 고객을 직접 만나러 가십시오.
잠재고객 파악
온라인 웹 회의를 준비하기 전에 청중을 알아보십시오. 모든 참가자와 공유할 수 있는 가상 회의에 적합한 콘텐츠를 준비하는 데 도움이 되므로 회의 전에 청중을 알아야 합니다. 가상 회의에 사용되는 애플리케이션 유형은 전화 통화나 버튼 클릭처럼 사용하기 쉬워야 합니다. 참가자가 웹 회의 기술에 대해 잘 알고 있는지 확인해야 합니다.
사전에 회의 계획 및 일정을 수립합니다.
가상 회의를 시작하기 전에 제어 전달 및 말하기에 대한 규칙을 설정해야 합니다. 참가자가 가상 프레젠테이션 모드에서 깃발을 클릭하거나 손을 들 수 있는 기술을 사용할 수 있습니다. 또한 개인 채팅, 사이드 대화 및 방송 패션에 대한 기본 규칙을 설정합니다.
올바른 중재자 선택
사회자는 어조를 정의하는 데 중요한 역할을 하고 회의 의제가 순조롭게 진행되도록 돕습니다. 중재자의 역할은 모든 참가자가 주제에 대해 질문하고 의견을 말할 기회가 있는지 확인하는 것입니다. 의견을 제시하거나 발언하려는 참가자가 참여할 수 있는지 확인하는 것도 사회자의 책임입니다. 선택한 사회자가 웹 회의 시스템의 기능을 알고 있는지 확인하십시오.
가상 회의 내용 저장
화이트보드 메모, 문서, 메모, 토론, 채팅 및 기타 중요한 콘텐츠와 같이 가상 회의 중에 생성된 다양한 콘텐츠를 저장하는 기능이 있는 가상 회의 소프트웨어 를 선택합니다. 어떤 이유로든 가상 회의에 참가하지 못한 동료가 사용할 수 있으므로 세션 및 오디오 파일이 모두 저장되어 있는지 확인해야 합니다.
프레젠테이션 리허설
종이에서 직접 읽지 마십시오. 참가자가 발표하는 동안 귀하를 볼 수 없더라도 귀하의 전달이 자연스럽지 않다는 것을 알 수 있습니다. 다루어야 할 자료가 많고 누락된 내용이 걱정된다면 개요를 작성하는 것이 주제를 계속 이어갈 수 있는 좋은 방법입니다. 보너스: 회의를 순조롭게 진행하기 위해 개요의 각 주제에 특정 시간을 할당할 수도 있습니다.
연설과 영상을 복제하지 마십시오.
종이에서 직접 읽는 것을 피해야 하는 것처럼 PowerPoint 슬라이드에서 직접 읽지 않도록 하십시오. 대신 슬라이드의 텍스트를 프레젠테이션하는 동안 확장할 수 있는 몇 가지 주요 글머리 기호로 제한합니다.
영상 제공
웹 회의 투자에 대한 최고의 수익을 얻으려면 서비스에서 제공하는 모든 도구와 기능을 활용해야 합니다. 그래프, 차트 및 기타 시각 자료는 복잡한 정보를 더 쉽게 처리할 수 있는 좋은 방법입니다.
Q&A 세션을 위한 시간 확보
30분 이내라면 회의가 끝날 때 진행됩니다. 시간이 30분 이상인 경우, 예를 들어 각 발표자 또는 주제가 끝난 후 회의 전반에 걸쳐 중단 지점에서 더 작은 Q&A 세션을 허용해야 합니다. 관련 없는 자료로 넘어갈 때 회의가 끝날 때까지 모든 질문을 저장하는 것과는 대조적으로, 참가자는 더 복잡한 자료로 이동하기 전에 관련 질문에 답할 수 있습니다.
결론
위의 내용은 웹 회의 사용에 대한 도움말 및 지침입니다. 데스크탑 회의와 같은 웹 협업 서비스는 회사의 성공에 중요한 역할을 할 수 있습니다. 그러나 파트너, 고객 및 직원이 손쉽게 협업하고 상호 작용할 수 있도록 하는 올바른 웹 회의 도구를 사용해야 합니다.
ezTalks 웹 회의 애플리케이션은 클라우드 솔루션에 비해 많은 이점을 제공하는 가상 회의에 이상적인 도구입니다. 주목할만한 것들 중 일부는 통합, 브랜딩 및 온프레미스 보안을 포함합니다. 웹 회의 응용 프로그램에는 화상 회의, 음성 회의, 웹 회의 등과 같은 몇 가지 필수 기능이 탑재되어 있습니다.