위기 관리를 강화하기 위해 온라인 화상 회의를 사용하는 단계

회의 하면 회사 월례회나 세미나처럼 주최자와 참가자가 정해진 시간에 모이는 물리적 회의실에 다양한 비디오 시스템이 설치되어 있는 이미지를 떠올리게 됩니다. 분명히 늦게 오는 사람들은 교통 체증이나 눈보라에 갇힌 경우 이러한 종류의 회의를 놓칠 것입니다.

이전의 전통적인 회의 시스템은 적응할 시간을 조정할 수 있기 때문에 그다지 편리하지 않았지만 그렇지 않은 경우에는 그렇지 않습니다. 기술은 발전하고 있으며 온라인 화상 회의의 출현은 이미 회의 루틴을 변화시켰으며 비즈니스 협업에서 중요한 역할을 합니다.

온라인 화상 회의는 보다 유연하고 사용자 친화적이므로 계획되지 않은 예기치 않은 상황에 대처하는 데 사용할 수 있습니다. 웹 화상 회의를 통해 일종의 비상 사태를 처리하는 완전한 솔루션을 구축하기 위해 취할 수 있는 단계 목록을 작성했습니다.

1단계. 필요한 방이 몇 개인지 생각해 보세요.

온라인 회의실은 실제 회의실을 예약하는 것보다 훨씬 쉽게 만들 수 있습니다. 또한 필요에 따라 신중하게 생각해야 합니다. 그렇지 않으면 모든 것이 엉망이 될 것입니다. 방이 다른 회의이므로 방에 적절한 이름을 지정해야 하며 회의 참가자도 "팀 of ezTalks Onion”.회의가 가끔 개최된다면 방 이름을 고정하는 것이 좋습니다. 임시로 사용하는 방의 경우 회의 목적 및 주제에 따라 이름을 변경할 수 있습니다.

2단계. 모든 방에 대한 자세한 소개

위기 관리 상황에 대비하여 백업을 위해 여러 개의 회의실을 만든 경우 각 회의실에 대한 간단한 소개에 태그를 지정하여 회의에 참석할 시간과 회의실에 액세스할 수 있는 사람을 명시해야 합니다.

누군가가 지침을 무시할 수 있다는 점이 여전히 걱정된다면 이메일을 보내고 브라우저, 태블릿 또는 모바일 장치를 사용하는 경우 회의에 참여하는 방법을 알려줄 수 있습니다.

3단계. 초대할 참가자 수 결정

온라인 회의실 만들기를 마치면 이론상 모든 사람이 이 회의실에 액세스할 수 있습니다. 그러나 학교에서 모든 수업에는 학생을 위한 좌석이 제한되어 있다는 것을 알고 있습니다. 마찬가지로 모든 온라인 회의실에는 자체 크기가 있습니다. 100명의 참가자를 위한 무료 회의실을 사용하거나 더 많은 참가자를 위해 추가 액세스 권한을 구입할 수 있습니다.

자원이 한정되어 있기 때문에 몇 명을 초대하고 싶은지, 방을 새로 꾸밀지 말지 명확하게 생각해야 합니다.

기존 온라인 화상 회의와 비교하여 최신 온라인 화상 회의의 한 가지 이점은 사용 중인 장치와 장소에 관계없이 회의에 참여할 수 있다는 것입니다. 브라우저에서 초대 링크를 클릭하거나 스마트폰을 사용할 때 코드를 입력하여 회의에 참여할 수 있습니다. 따라서 다시는 회의에 늦는 것을 두려워하지 않을 것입니다.

4단계. 장비 테스트 및 회의 소프트웨어 익히기

회의 중에 위기가 발생하면 더미 회의를 실행하여 시스템을 테스트하고 모든 것이 정상인지 확인하는 것이 좋습니다. 가혹한 네트워크가 안정적인지 확인하고 사용 중인 화상 회의 도구의 모든 기능을 테스트해야 합니다. 회의를 성공적으로 주최할 수 있습니다.