효과적인 가상 회의를 위한 6가지 팁

오늘날 많은 회사, 기업 및 기관에는 전 세계에 팀 구성원 또는 클라이언트가 분산되어 있습니다. 관리자로서 가상 회의를 더 자주 수행하고 싶습니다. 최근에는 주제를 만나기 위해 주제가 있는 곳으로 이동해야 했습니다. 그러나 오늘날 세상은 유선이며 가상/원격 또는 온라인 통신을 통해 반드시 사무실을 공유하지 않아도 언제든지 다른 장소의 많은 사람들과 회의를 진행할 수 있습니다.

의미 없는 개인 시간 낭비처럼 보이는 회의에 참석한 적이 있습니까? 이제 화상 회의 또는 음성 회의를 통해 동일한 회의가 원격으로 진행되고 있는지 파악할 수 있습니다. 사실, 정렬 상태를 유지하고 정보를 통해 참여하는 것은 믿을 수 없을 정도로 어려울 것입니다. 가상 회의에는 때때로 기술적인 문제, 좋지 않은 타이밍, 비효율적인 커뮤니케이션 도구 등의 문제가 있음을 부인할 수 없습니다. 그럼에도 불구하고 그러한 회의를 실시할 때는 참여적이고 효과적인지 확인하는 것이 중요합니다. 그러나 이 목표를 달성할 수 있습니까? 효과적인 가상 회의를 위한 6가지 팁은 다음과 같습니다.

효과적인 가상 회의를 위한 6가지 팁

1. 귀하의 요구에 맞는 최고의 가상 회의 서비스를 받으십시오.

가상 회의를 계획하고 있다면 필요에 완벽하게 맞는 최고의 가상 회의 도구를 선택하는 것이 필수적입니다. 좋은 소식은 가장 인기 있고 놀라운 온라인 회의 서비스가 많다는 것입니다. 훌륭한 옵션으로는 ezTalks Cloud Meeting , Join.Me, Google Hangouts 등이 있습니다. 다른 옵션은 종종 귀하의 요구 사항을 충족할 수 있는 특정 기능에서 탁월합니다. 회의에 참여하는 모든 사람들이 앱을 쉽게 사용할 수 있고 컴퓨터 또는 모바일 장치에서 작동하는지 테스트했는지 확인합니다.

2. 사전에 자료 및 의제 배포

임시 회의가 아닌 한 공식 회의에는 논의할 내용과 각 주제를 다루는 시간이 설명된 세부 의제가 있는 경우가 많습니다. 가상 회의를 계획하고 있다면 사전에 토론 문제를 발표했는지 확인하고 막바지 쟁탈전을 피하십시오. 일반적으로 효과적인 가상 커뮤니케이션 을 위해 원격 참가자에게 자료에 액세스하고 익숙해질 수 있는 충분한 시간이 주어져야 합니다. 그 외에도 가상 회의가 진행되는 동안 쉽게 참조할 수 있도록 모든 문서(의제 포함)에 레이블을 지정하고 번호를 명확하게 지정해야 합니다.

3. 회의 참여 방법에 대한 자세한 지침 제공

모든 사람이 인터넷 전문가라고 가정해서는 안 됩니다. 종종 온라인 회의 플랫폼을 사용해 본 적이 없는 사람들을 만날 것이며, 그 때문에 비효율적인 커뮤니케이션을 하게 될 것입니다. 따라서 그러한 회의를 계획할 때 초대장을 발송하고 참여 방법에 대한 자세한 지침을 포함했는지 확인하는 것이 중요합니다. 그 외에도 참가자가 몇 가지 어려움을 겪을 경우 예상되는 사항과 연락 방법에 대한 절차를 포함합니다.

4. 시간대를 존중하라

가상 회의에는 주어진 시간에 전 세계의 참가자가 있을 수 있습니다. 우리 모두 알고 있듯이 런던의 참가자들이 오후 2시경에 회의를 하는 것이 바람직할 수 있지만 극동 지역의 누군가에게 오전에 같은 시간에 회의에 참석하도록 요청하는 것은 실현 가능하지 않을 수 있습니다. 회의. 물론 가상 회의를 구성할 때 시차는 큰 문제이지만 종종 세계 시계라고 하는 Google 캘린더 추가 기능을 사용하여 시간 차이를 관리할 수 있습니다. 모든 참가자의 시간대에 적절한 회의 시간을 보여줍니다.

5. 백업 계획을 세워라

가상 회의실을 얼마나 잘 계획했는지에 관계없이 모든 것을 인간적으로 제어하는 것은 불가능하며 때때로 일이 잘 풀리지 않습니다. 예를 들어, 인터넷 연결 실패, 모바일 장치/컴퓨터가 예기치 않게 충돌하거나 때로는 참가자가 회의 앱을 시작하고 실행하지 않았기 때문에 연결할 수 없는 경우가 있습니다. 이 모든 것과 훨씬 더 많은 것들이 가상 회의를 비효율적으로 만들 수 있습니다. 이를 염두에 두고 계획 B를 갖는 것이 중요합니다. 서비스 딸꾹질과 결함이 있는 장소에서 가상 회의를 진행하는 경우 대안 계획에는 인터넷 백업이 포함될 수 있습니다. 선호하는 가상 회의 앱이 문제가 될 수 있는 경우 대체 회의 링크 설정을 고려하십시오. 그 외에도 오디오 링크가 깨질 경우에 대비하여 오디오를 보완할 수 있는 백업 오디오 전화선을 준비하십시오.

6. 참가자의 참여 유도

참석자의 참여를 지속적으로 유지하는 것이 효과적인 원격 회의를 운영하는 데 있어 주요 과제 중 하나로 대두된다는 사실을 깨달았습니다. 다행히도 이 문제를 해결하기 위한 끝없는 제안과 팁이 있습니다. 여기에는 각 참가자에게 회의에서 수행할 역할 할당이 포함됩니다. 질문을 하고 의견을 요청하여 건전한 토론을 더 자주 장려하는 것은 회의를 활기차게 만드는 매력적인 상호 작용의 일부입니다.

결론

비즈니스 관점에서 볼 때, 개인 및 전문가 모두의 가상 회의가 점점 더 일상적인 일이 되어 가고 있습니다. 대부분의 사람들은 교육, 웨비나, 회의를 포함한 수많은 목표를 달성하기 위한 비용 효율적인 방법으로 원격 회의를 수용하므로 효과적인 온라인 커뮤니케이션이 비용 절감을 위해 희생되지 않도록 하는 것이 필수적입니다. 가상 회의가 직접 만나야 하는 필요성을 완전히 대체하지는 못하지만 편리하고 채택하기 쉽기 때문에 비즈니스 생산성이 향상되었습니다. 위에서 설명한 효과적인 가상 회의를 위한 팁 목록을 사용하면 이러한 회의를 진행할 때 자주 겪는 어려움이 줄어들고 프로세스가 원활해집니다.