성공적인 회의를 위한 7가지 가상 회의 에티켓

전 세계적으로 화상 회의 및 기타 기술 수단을 사용하여 인터넷, 전화선을 통해 회의가 진행되고 있습니다. 이러한 종류의 회의의 장점은 동료들이 한 지리적 위치에 있지 않고도 프로젝트를 만나고 토론할 수 있다는 것입니다.

가상 회의는 회사에서 출장을 예약할 필요 없이 회의를 진행할 수 있으므로 시간을 크게 절약할 수 있습니다. 가상 회의는 많은 이점을 제공하지만 화상 회의, 원격 회의 또는 웹 회의를 위한 다양한 옵션 중에서 선택하는 것보다 중요한 문제가 있습니다. 다음은 성공적인 회의를 위한 7가지 효과적인 가상 회의 에티켓입니다.

의제 정의

가상 회의는 시간을 절약하고 생산성을 향상시키기 위한 것임을 인식하십시오. 따라서 너무 오래 실행해서는 안됩니다. 가상 회의 리더로서 시작 및 종료 시간을 예약하고 회의를 최대한 간결하게 만드십시오. 한 시간 동안 회의를 예약하려는 경우 일부 참가자가 대화를 잡초로 가져갈 것이기 때문에 한 시간 이상 걸릴 가능성이 있습니다. 따라서 이전에 의도했던 절반의 시간으로 회의를 예약하십시오. 의제를 준비하고 참가자들에게 회의의 목적을 알립니다. 참가자는 회의 목적을 존중해야 합니다.

올바른 서비스 선택

다음에 말씀드리고자 하는 가상 회의 에티켓은 사용하고자 하는 기술이 좋은 작업 조건인지 미리 확인하는 것입니다. 왜요? 이렇게 하면 필요한 조정을 수행할 수 있는 충분한 시간이 제공됩니다. 신뢰할 수 있는 서비스를 선택하는 것은 성공적인 가상 회의의 핵심입니다. 화상회의 서비스 제공업체는 많지만 주로 고화질 이미지와 선명한 오디오를 제공하는 ezTalk Cloud Meeting을 추천합니다.

주목할만한 기능 중 일부는 협업 화이트보드 공유, 화면 공유, 그룹 채팅 및 개인 채팅을 포함하며 나중에 재생할 수 있도록 녹음할 수 있습니다. 그게 다가 아니야! 이 서비스를 사용하면 최대 500명의 참가자와 가상 회의를 개최할 수 있습니다.

참가자의 참여 유지

가상 회의는 즉시 시작되는 경향이 있어 관계 구축에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 진행자로서 참가자들이 연결되어 있다는 느낌을 갖게 하여 생산적인 회의를 할 수 있도록 해야 합니다. 어떻게? 각 참가자에게 그룹에 자신을 식별하도록 요청합니다. 또한, 그들의 이름을 말하도록 상기시키십시오. 청중의 참여를 유지하는 또 다른 방법은 채팅을 통해 질문하고 답변을 받는 것입니다. 회의에 자신의 목소리를 추가하지 않으려는 참가자가 있는 경우 해당 위치에서 발생하는 소음이 진행을 방해하지 않도록 음소거해야 합니다.

반드시 간결하게 말하라

당신이 리더라면 요점을 간결하게 유지하십시오. 가상 회의는 한 명의 참가자만 말할 때 지루할 수 있습니다. 참가자들은 대화를 지배하는 한 사람의 말을 듣는 데 지쳤을 것입니다. 참가자는 참여를 느끼고 자신의 의견을 말하고 말할 수 있는 기회를 가져야 합니다.

때때로 참가자들 사이에 시간 지연이 있을 수 있으므로 연설을 할 수 있는 충분한 시간을 주어야 합니다. 의견을 제시하려는 참가자라면 설명을 시작하기 전에 먼저 자신을 소개하십시오.

다른 프로그램 닫기

또 다른 가상 팀 회의 에티켓은 항상 프로그램을 종료하는 것입니다. 많은 사람들이 다양한 프로그램이 열려 있는 가상 회의에 로그인합니다. 제 조언은 회의에 참여하기 전에 모든 프로그램을 종료하는 것입니다. 이것은 컴퓨터가 얼마나 빨리 실행되고 사운드가 얼마나 깨끗한지에 영향을 미칩니다. 또한 화면을 공유하는 경우 당황하지 않아도 됩니다. 직장 동료가 배우자가 퇴근 후 파티에 갈 것이라는 사실을 알리고 싶지 않습니다! 회의에 필요한 것은 열어 두십시오. 또한 회의에 일찍 참여하여 늦게 참여하여 참가자들의 주의를 산만하게 하는 일이 없도록 하십시오.

조용하고 조용한 환경 찾기

가상으로 회의를 하는 동안에는 전문적인 환경에서 회의를 개최해야 합니다. 배경 소음이 없는 조용한 공간을 찾으십시오. 집이나 공공 장소에서 참여하는 경우 조용한 개인 방을 찾아 TV와 음악을 끄십시오. 가능하다면 누군가가 어린 아이들이나 애완동물을 계속 참여시켜 회의를 방해하지 않도록 하십시오. 전문적인 이미지를 유지하고 소파에 뒹굴뒹굴 하는 것보다 의자에 앉기 위해 전문적인 복장 규정을 권장합니다.

회의에 집중

대면 회의에서는 그냥 일어나서 걸어다니는 것이 아닙니다. 가상 회의도 예외는 아닙니다. 음소거 버튼을 누르고 이메일에 응답하거나 웹 서핑을 해서는 안 됩니다. 이것은 중요한 가상 회의 에티켓입니다. 마이크를 음소거하더라도 회의 중 움직임이나 활동은 진행자에게 자신의 의견을 말할 기회를 주기 위해 신호를 보내는 것으로 해석될 수 있습니다. 이것은 발표자나 전체 청중의 주의를 산만하게 할 수 있습니다. 참가자는 회의에 집중해야 하며 회의 의제도 존중해야 합니다.

거기에 7 가상 팀 회의 에티켓이 있습니다. 이 팁을 따르면 진행자와 참가자가 너무 오래 진행되거나 비효율적인 회의를 갖는 것을 방지할 수 있습니다.