따라야 할 최고의 화상 회의 에티켓
비즈니스 미팅은 특정 목표를 달성하기 위해 더 자주 진행되며, 과거에는 이러한 미팅의 대부분이 조직 내에서 면대면으로 진행되었습니다. 그러나 이 현대 시대에 직원들은 재택근무를 하고 비즈니스 파트너는 조직의 본사에서 수십만 명의 거리에 있습니다. 그 외에도 인터넷은 귀하의 제품을 대륙 외부의 고객에게 판매하는 글로벌 시장을 갖는 문제를 가져왔습니다. 따라서 모든 이해 관계자를 직접 만나는 사치는 더 이상 실현 가능하지 않습니다. 따라서 화상 및 음성 채팅을 지원하는 원격 통신 도구가 필요합니다.
원격 통신 기술의 출현으로 가상 회의가 훨씬 쉽고 효율적이 되었습니다. 그러나 비즈니스 운영을 단순화하는 데 고유한 기여에도 불구하고 많은 개인과 조직이 화상 회의 중에 중대한 실수를 저지릅니다. 그 결과 시간 낭비, 잘못된 정보, 좌절, 청중의 관심을 잃게 됩니다. 화상 회의 에티켓은 효과적인 원격 통신을 위한 몇 가지 규칙, 트릭, 팁, 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 설정합니다. 다음 부분에서는 모든 원격 회의 참가자가 알아야 하는 중요한 에티켓을 살펴봅니다.
1부: 뛰어난 화상회의 에티켓
회의 준비
화상회의 에티켓에서 가장 중요한 것은 회의 준비를 철저히 하는 것입니다. 당신은 깨끗하고 잘 손질되어 있어야합니다. 목을 맑게 하기 위해 물을 마셔야 합니다. 카메라에 똑바로 앉아 얼굴에 미소를 짓습니다.
책상이 깨끗한지 확인
당연한 얘기처럼 보일 수도 있지만 깨끗한 커뮤니케이션실과 장비를 갖추는 것은 화상회의 모범 사례 중 하나입니다. 당신과 웹캠 사이에 정리되지 않거나 지저분한 것이 없는지 확인하십시오. 뒤에 더러운 것이 있으면 참가자의 관심이 약간 바뀔 수 있음을 기억하십시오.
배경 설정
등 뒤에 햇볕이 잘 드는 창문이 있는 경우 커튼이나 블라인드를 닫아야 합니다. 일부 사람들이 배경에서 작업하는 경우 방해가 없는 조용한 방으로 이동할 수 있습니다.
미리 회의 안건을 가지고
효과적인 화상 회의를 위한 또 다른 필수 연습은 토론 주제를 완벽하게 이해하고 회의에 참석하는 것입니다. 가상 회의를 조직하는 사람이라면 모든 참가자가 미리 동일한 내용을 잘 알고 있는지 확인해야 합니다. 적어도 두 개의 미리 알림을 보내는 것이 좋습니다. 하나는 회의 시작 하루 전이고 다른 하나는 회의 시작 1시간 전입니다.
2부: 화상 회의 시 해야 할 일과 하지 말아야 할 일
다른 참석자들에게 예의를 갖추십시오.
예정된 시간 몇 분 전에 컴퓨터에 로그인하여 회의 준비를 합니다. 모든 참가자가 귀하를 알고 계속해서 귀하의 이름을 부를 수 있도록 연설하기 전에 자신을 소개하는 것으로 시작하십시오.
몸의 움직임을 가능한 한 최소화하십시오
말을 많이 하는 사람이라면 몸의 움직임을 최소화하는 것이 중요합니다. 우리 모두 알다시피 대부분의 사람들은 손, 머리, 육포의 움직임을 좋아하지만 화상 회의에서 그러한 움직임은 청중의 주의를 산만하게 할 수 있습니다.
전체 과정을 재미있게 만드세요
그러한 회의에서 자신이 되는 것이 중요합니다. 항상 긴장을 풀고 즐기려고 노력하십시오. 가능한 한 청중을 참여시키십시오. 아마도 당신은 그들을 웃게 만드는 날카로운 농담 등으로 침묵을 깨뜨릴 것입니다. 더 많은 농담이 개입될수록 청중은 더 많이 주의를 기울이고 전달하는 내용에 계속 집중하게 됩니다.
매끄럽게 명확하게 말하십시오
가상 회의가 시작되기 전에 청중이 내 말을 명확하게 들을 수 있도록 오디오 및 기타 연결된 장비를 확인하는 것이 중요합니다. 말할 때 자연스럽고 각 단어가 올바르게 발음되는지 확인하십시오.
소리치지마
청중이 당신의 말을 잘 듣지 못할 때가 옵니다. 이 경우 고함을 지르지 말고 대신 마이크의 사운드 레벨을 조정해 보십시오. 소리를 지르면 시청자가 음량을 낮추고 전달해야 할 내용을 놓칠 수 있습니다.
다른 발표자를 방해하지 마십시오
추가하고 싶은 것이 있거나 발표자의 설명이 더 필요하면 올바른 절차를 따르십시오. 즉, 그러한 방해를 위해 고안했을 수 있는 손이나 다른 규칙을 높이면 전달하고 싶은 내용을 말할 기회가 주어집니다. 그러나 다른 스피커를 줄이는 것은 무례하고 비전문적으로 들립니다.
다른 쪽 대화에 참여하지 마십시오
직접 대면할 때와 마찬가지로 곁가지 대화에 참여하지 않습니다. 유사하게, 화상 회의 회의에서는 회의 외부의 다른 사람들과 이야기하기 위해 현재 대화에서 나가서는 안 됩니다. 아마도 문자 메시지를 보내거나 전화를 받기 위해서일 것입니다. 이러한 관행은 가상 커뮤니케이션의 효율성을 위태롭게 합니다.
3부: 효과적인 화상 회의를 위한 팁
끝없는 화상 회의 팁과 요령이 있지만 다음은 그 중 일부입니다.
예정된 시간 전에 필요한 모든 장비를 조립하십시오. 따라서 회의가 시작되기 전에 시스템을 테스트하고 문제를 해결할 수 있는 충분한 시간을 확보할 수 있습니다.
올바른 플랫폼을 선택하면 최고의 화상 회의 솔루션 중 하나가 ezTalks Meetings 앱입니다. 이것은 언제 어디서나 다른 사람들과 온라인 회의를 주최할 수 있는 전문 화상 회의 소프트웨어입니다.
온라인 프레젠테이션을 수행하는 경우 문서를 사전 확인하고 올바른 형식인지 확인하십시오.
열정을 보여주세요. 모든 참석자가 회의에 열정을 갖고 참여하는 것이 매우 중요합니다.
질문과 답변을 위한 충분한 시간을 주십시오. 이것은 효과적인 화상 회의에서 매우 중요한 세션입니다.
회의가 끝나면 항상 작별 인사를 하고 논의된 작업 항목을 요약한 후속 이메일을 보내도록 합니다.
결론
화상 회의를 개최하는 것은 때때로 벅찬 일이지만 올바르게 수행된다면 항상 많은 이익을 얻을 수 있습니다. 이를 올바르게 수행하는 유일한 방법은 적절한 화상 회의 에티켓을 실천하는 것입니다. 일부는 위에서 논의했습니다. 대체로 이 기사에 언급된 규칙, 관행 및 팁을 후자에 적용하면 다음 화상 회의가 성공할 것으로 기대합니다.