16 화상회의 에티켓에서 해야 할 것과 하지 말아야 할 것

오늘날의 첨단 기술을 통해 전 세계 모든 사람이 회의를 개최할 수 있습니다. 원격 회의를 사용하면 특정 회의에 직접 참여할 수 없는 당사자를 참여시키는 좋은 방법입니다.

ezTalk Cloud Meeting 앱과 같은 고급 도구를 포함하면 비즈니스 회의가 보다 유연하고 생산적으로 진행됩니다. 여기에서 파일 또는 문서를 공유하는 몇 가지 방법을 찾을 수 있으며 원격 회의 또는 회의를 녹음할 수도 있습니다.

그러나 모든 사람이 서로를 존중하고 모든 참가자와 원활한 회의를 위해 따라야 하는 원격 회의 에티켓이 있습니다. 원격 회의 에티켓의 부재는 효과적이고 원하는 결과를 제공할 수 없기 때문에 회의의 긍정적인 결과와 관련 당사자 사이에 좋은 인상이 있어야 합니다.

다음은 원격 회의 시 해야 할 일과 하지 말아야 할 일입니다.

1. 소음이 없는 곳에서 전화를 겁니다.

원격 회의에 참여하는 모든 사람은 귀하가 만드는 모든 소음을 들을 수 있습니다. 문을 닫아야 하거나 "방해 금지" 또는 "원격 회의 세션 중" 표시를 문에 두는 것을 고려할 수 있습니다. 이렇게 하면 회의 중에 외부인이 당신을 방해하지 않습니다.

2. 정시에 전화하십시오.

시간을 엄수해야 합니다. 회의 참가자로서 정시에 있는지 확인하십시오. 늦게까지 기다리게 하면 다른 사람들에게 좋은 인상을 줄 수 없습니다. 게다가 늦게 합류하는 발신자는 토론을 방해하고 다른 사람들의 주의를 산만하게 할 수 있습니다.

3. 자신을 공식적으로 소개하십시오.

성과 이름뿐만 아니라 전체 이름으로 자신을 소개해야 합니다. 자신을 긍정적으로 표현해야 합니다. 또한, 당신이 당신의 이름을 소개할 때, 다른 사람들은 당신의 성이나 이름뿐만 아니라 당신의 이름을 기억할 것입니다.

4. 말하기 전에 이름을 말하십시오.

동료 참가자는 특히 처음이거나 원격 회의를 거의 하지 않고 가까이 있지 않은 경우 귀하의 음성이나 얼굴을 인식하지 못할 수 있습니다. 따라서 의견을 말하거나 토론하기 전에 간단히 이름을 말할 수 있습니다.

5. 적절한 복장 규정을 준수하고 자신감을 가지십시오.

직접 만나지 않는다고 해서 화상회의에 참가할 때 옷차림에 신경을 쓰지 않는 것은 아닙니다. 당신은 당신의 회의를 위해 적절하게 옷을 입어야 합니다. 당신이 화상회의의 주최자라면 옷 선택에 더욱 신중을 기해야 한다. 혹은 입사 지원을 했다면, 면접에 직접 갈 때 옷차림을 하는 것처럼 이 화상회의 에티켓을 지켜주셔야 합니다.

6. 편안하십시오.

원격 회의 중에 몇 시간 동안 앉아 있을 수 있으므로 가장 편안한 착석 위치를 찾으십시오. 토론에 더 집중할 수 있도록 다리를 꼬거나 펴지 마십시오. 항상 입장을 바꾸면 다른 사람들의 주의를 산만하게 하고 다른 사람들에게 환영받지 못할 수 있습니다. 특히 화상 회의 인 경우 더욱 그렇습니다.

7. 필요한 모든 서류를 미리 준비하십시오.

원격 회의 또는 회의에 필요한 모든 중요한 문서 또는 파일을 미리 준비해야 합니다. 자료는 관련된 모든 당사자에게 이메일을 통해 미리 보내야 합니다. 회의 전날까지 자료를 받지 못한 경우 미리 동료에게 요청할 수 있습니다.

8. 종이를 뒤섞거나 다른 참가자와 이야기하지 마십시오.

당신이 만드는 소음은 다른 참가자들의 주의를 산만하게 한다는 것을 기억하십시오. 다른 사람들이 토론을 잘 들을 수 있도록 주의해야 합니다. 따라서 회의에서 다른 사람이 이야기할 때 다른 사람과도 이야기하지 마십시오.

9. 휴대전화 사용을 피하세요.

가능하면 원격 회의를 하는 동안 휴대전화나 기타 기기를 사용하지 마십시오. 상대방을 위한 원격 회의의 가치와 품질을 저하시키는 잠재적인 연결 불량 또는 정적 결과가 있습니다. 다른 참가자의 주의를 산만하게 할 수 있는 벨이 울릴 수도 있으므로 전화기를 꺼야 합니다.

10. 통화를 보류하지 마십시오.

통화가 보류되면 다자간 통화를 방해하는 원치 않는 소리가 들릴 수 있습니다. 이것은 회의에서 다른 당사자들의 주의를 크게 분산시킬 것입니다.

11. 식사를 피하십시오.

회의 중에는 편안한 지대에 있을 수 있지만 이 시간에는 식사를 피해야 합니다. 원격 회의에 참여하기 전에 간식이나 식사를 마쳐야 합니다.

12. 주의를 기울이고 활동하십시오.

회의 중에는 주의를 기울여야 합니다. 이를 통해 논의 중인 내용을 이해할 수 있습니다. 따라서 몇 가지 질문이 있는 경우 관련 질문만 하고 주제에서 멀리 떨어져 있지 않습니다. 또한, 기여할 수 있는 사항을 염두에 둔다면 그룹에 도움이 될 것입니다.

13. 테이블을 깨끗하게 유지하십시오.

개인 물품을 모두 치우고 테이블을 깨끗하게 유지해야 합니다. 회의 중에 휴대폰, 지갑 또는 음식과 같은 물건이 나와 다른 참가자의 주의를 산만하게 할 수 있습니다. 다른 사람들에게도 긍정적인 인상을 줄 수 있도록 엉망을 청소하십시오.

14. 모든 이메일에 답장하지 마십시오.

원격 회의 중에는 관련 이메일에만 응답해야 합니다. 이렇게 하면 생산성을 유지하고 다른 참가자와 동기화할 수 있습니다.

15. 의제에 충실하십시오.

모두가 회의 의제를 고수하고 모두 다루어졌는지 확인하십시오. 항상 주제에 머무르십시오. 이것으로 성공적인 회의를 가질 수 있습니다.

16. 좋은 주인이 되십시오.

호스트로서 제 시간에 맞춰야 하고 각 참가자에게 인사를 하고 모든 참가자에게 정기적으로 체크인하여 의견, 제안 또는 질문이 있는지 확인해야 합니다. 모든 사람이 편안하고 원격 회의 중과 후에 즐거운 시간을 보낼 수 있도록 하십시오.

결론

성공적인 회의를 위해서는 원격 회의 통화 에티켓을 준수해야 합니다. 따라서 예의 바르고 자신감 있고 활동적이며 시간을 엄수해야 한다는 점을 명심하십시오.